Accesso alle biblioteche fisiche e misure di contenimento della pandemia
Direttore del Centro di ateneo per le biblioteche, Dirigente del Sistema bibliotecario dell’Università di Padova, maurizio.vedaldi@unipd.it
Responsabile del Settore approvvigionamenti e monitoraggio del Centro di ateneo per le biblioteche Università di Padova
Abstract
Questo articolo ha lo scopo di illustrare le misure organizzative messe in atto dall’Università di Padova ed in particolare nelle biblioteche dell'Ateneo al fine di contenere la diffusione del COVID-19 a fronte dei problemi posti dalla pandemia. Dall’inizio del lockdown, l’attività del Sistema Bibliotecario di Ateneo si è svolta in un contesto istituzionale caratterizzato da un forte orientamento della governance dell’Ateneo verso la ripresa della didattica in presenza e dei relativi servizi di supporto. Pertanto, nel pieno rispetto delle indicazioni delle autorità sanitarie, sono stati compiuti degli sforzi per garantire, accanto ai servizi della Biblioteca Digitale, anche l'accesso sicuro degli utenti alle biblioteche e al loro contenuto bibliografico tradizionale. Così come altri settori della filiera del libro, Le biblioteche universitarie usciranno cambiate da questa situazione di emergenza. Per questo motivo dobbiamo operare nella convinzione che il confronto con le misure e le strategie adottate dalle diverse istituzioni possano aiutarci a cogliere anche il lato delle opportunità aperte da questa crisi.
English abstract
This article aims to illustrate the organizational measures implemented by the University of Padua and in particular in the University libraries in order to contain the spread of COVID 19 in the face of the problems posed by the pandemic. Since the beginning of the lockdown, the activity of the University Library System has been carried out in an institutional setting marked by a strong orientation of the University governance towards the resumption of face-to-face teaching and related support services. Therefore, in full compliance with the indications of the health authorities, efforts have been made to ensure, alongside the services of the Digital Library, also the safe access of users to libraries and their traditional bibliographic content. Just as other sectors of the book supply chain, university libraries will emerge changed from this emergency situation. For this reason, we must operate in the conviction that the comparison with the measures and strategies adopted by the various institutions can help us to grasp also the side of opportunities opened by this crisis.
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Questo contributo si pone l’obiettivo di illustrare le misure organizzative di contenimento della diffusione del virus attuate nell’Università di Padova in generale e nelle biblioteche dell’ateneo in particolare. Il punto di partenza è l’ovvia constatazione che lavorare in un contesto organizzativo positivo e con delle indicazioni strategiche sufficientemente chiare aiuta a superare le difficoltà del momento. Dobbiamo pensare che questa difficile situazione può rappresentare un’occasione per comprendere e governare il cambiamento visto che sicuramente, come del resto sta avvenendo in molti altri settori lavorativi, anche le biblioteche ne usciranno in parte trasformate.
Mai come in questo periodo si ha l’impressione che rete, tv e giornali si basino esclusivamente sulle rimostranze e su ciò che non funziona. Spesso si tratta di segnalazioni fondate, ma altre volte no. Niente è diventato virale quanto la frase “siamo stati lasciati soli dalle istituzioni”, eppure, a partire dagli ospedali e dalla distribuzione alimentare, ci sono tantissime storie organizzative positive da raccontare. Vorremmo descriverne una.
Per prima cosa occorre sottolineare che l’attività del Sistema bibliotecario di ateneo dell’Università di Padova si è svolta fin dall’inizio del lockdown in una cornice istituzionale contrassegnata da un forte orientamento della governance dell’Università verso la ripresa dell’attività didattica in presenza e dei relativi servizi di supporto, nel rispetto delle indicazioni delle autorità sanitarie.
Tale orientamento si è concretizzato in varie misure, a partire da uno stanziamento di 15 milioni di euro a favore degli studenti (finanziamento per acquisto di computer portatili, schede sim, contributo per l’affitto e per i trasporti in favore degli studenti fuorisede, riduzione delle tasse universitarie).
Inoltre un’importante azione di contrasto della dif-fusione del virus messa in campo dall’ateneo è stata l’avvio di un programma sperimentale di “sorveglianza attiva” concordato con l’Autorità sanitaria regionale, che ha come obiettivo l’identificazione precoce dell’eventuale infezione da SARS-CoV-2, mediante test molecolari su campioni salivari, eseguiti con frequenza bi-settimanale (ogni 15 giorni). La diagnosi molecolare mediante tampone salivare, secondo il protocollo sviluppato e validato dall’equipe del prof. Mario Plebani, ha un’affidabilità equivalente a quella del tampone orofaringeo e consente l’auto-prelievo del campione, con consegna successiva del materiale in luoghi di raccolta predefiniti, vicini alla sede di lavoro. Il servizio di sorveglianza sanitaria attiva è rivolto a tutta la comunità accademica: docenti, personale tecnico-amministrativo e tutte le altre figure stabilmente impegnate negli ambienti lavorativi dell’ateneo, compreso il personale delle ditte fornitrici che operano continuativamente nei locali dell’università.
Al di là del notevole sforzo logistico messo in campo, quello che è possibile segnalare oggi è la semplicità di autosomministrazione del test e che il monitoraggio costante del personale in servizio consente a tutti di lavorare in presenza con una maggiore tranquillità. Inutile dire quanto l’eventuale estensione di questa metodologia potrebbe semplificare la vita dei lavoratori nelle aziende e nelle scuole.
Operare in questo contesto gestionale e organizzativo ha permesso al Sistema bibliotecario di legare strettamente la progettazione delle azioni volte all’apertura dei servizi alla loro concreta possibilità di attuazione in un contesto coeso e attento alla sicurezza degli utenti e del personale in coerenza con le varie misure introdotte dai decreti ministeriali. Analogamente a quanto avvenuto in tutte le biblioteche delle università italiane, anche a Padova sono state applicate le misure di distanziamento previste nei vari DPCM, sono state attivate modalità di accesso su prenotazione ai servizi di prestito e di studio con permanenza nei locali, è stato dato un forte impulso alla biblioteca digitale ed è stata impressa una notevole accelerazione nella trasformazione del patrimonio cartaceo in digitale (ad esempio, a Padova sono state reperite sul mercato e acquisite 933 versioni elettroniche dei libri di testo su 4.045 titoli adottati nel secondo semestre).
Un’azione che potrebbe risultare utile anche ad altre istituzioni, tuttavia, è stata l’adozione di un periodo di 48 ore di quarantena per i libri rientrati dal prestito, validato dal Comitato scientifico di ateneo composto da alcuni importanti e autorevoli studiosi. Dal 2 maggio 2020 fino a oggi non risulta nessun contagio trasmesso dalla carta tra il personale che ha manipolato i 27.461 volumi rientrati dal prestito. Questa evidenza empirica ci porta a ritenere che la misura dei dieci giorni di quarantena dei volumi prestati applicata in molte biblioteche su indicazione dell’Istituto centrale per la patologia degli archivi e del libro risulti oramai eccessivamente prudenziale e forse possa essere rivista.
La Tabella 1 riporta le fasi che hanno scandito finora l’andamento delle attività del Sistema bibliotecario dall’inizio dell’emergenza, caratterizzate dal continuo compromesso tra l’esigenza di fornire servizi in modo più esteso possibile e l’indiscussa necessità di sicurezza.
Le prenotazioni effettuate dall’utenza tramite l’app sono state 98.004. L’andamento ricalca l’evolversi della situazione sanitaria di questi mesi e testimonia lo sforzo di erogare comunque servizi all’utenza (Figura 1). Per quanto riguarda le attività messe in atto per consentire di gestire e tracciare l’accesso fisico degli utenti nelle biblioteche dell’Università di Padova, assicurando per quanto possibile la sicurezza, l’attività di gestione dell’emergenza è stata affrontata su più piani che sinteticamente possono essere descritti in:
- evoluzione di un’applicazione per la rilevazione degli accessi in biblioteca, già adottata dalle biblioteche dell’ateneo a partire dal 1− settembre 2019, in un sistema di prenotazione degli ingressi e dei posti di studio che, tra l’altro, permette di tracciare le presenze allo stesso tavolo limitando, in caso di necessità, l’eventuale quarantena ai vicini di tavolo e non a tutti coloro che sono entrati in biblioteca quel giorno;
- estensione dell’uso di questa stessa app alle biblioteche cittadine delle maggiori istituzioni culturali della città (biblioteche del comune, Biblioteca universitaria del MiBACT) mediante l’espletamento di una gara condivisa allo scopo di agevolare l’utenza del territorio cittadino attraverso l’uso di un’unica interfaccia per la prenotazione e l’accesso in sicurezza;
- mappatura e riconoscimento tramite codice a barre dei posti disponibili per la prenotazione in ciascuna biblioteca;
- attivazione per le biblioteche dell’ateneo di un servizio interno di tracciamento per la segnalazione all’autorità sanitaria degli studenti che sono stati in contatto con utenti positivi attivo sette giorni su sette. A fronte di una segnalazione di positività di un utente si riesce quindi a individuare la biblioteca che ha frequentato, capire dove questo utente si è seduto, rintracciare gli utenti contemporaneamente presenti nei posti individuati come prossimi, comunicando i dati al Servizio di medicina preventiva dell’ateneo per il “contact tracing”.
8 marzo |
Inizio periodo di lockdown – Tutto il personale in lavoro agile |
Biblioteche Ateneo chiuse; Attivi solo i servizi digitali |
5 maggio |
L’Università di Padova riavvia l'attività di ricerca in tutte le aree scientifiche – Lavoro in presenza a rotazione |
Biblioteche riaprono l'attività in presenza per docenti, ricercatori, borsisti, dottorandi, specializzandi, assegnisti, contrattisti, personale tecnico amministrativo e per gli studenti laureandi dell’Ateneo. L’accesso e la permanenza nei locali delle biblioteche per le attività di studio e consultazione dei testi esclusivamente con prenotazione attraverso App di una apposita postazione identificata dalla biblioteca |
18 maggio |
Applicazione DPCM del 17 maggio e Ordinanza del 17 maggio della Regione Veneto con le linee guida per la riapertura in sicurezza delle attività
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Anche gli studenti iscritti all’Ateneo e cittadini possono richiedere e restituire i volumi mediante prenotazione telematica ma senza permanenza nei locali. Tutti gli accessi sono comunque contingentati tramite prenotazioni via App |
22 giugno |
Il Sistema Bibliotecario di Ateneo riapre le biblioteche direttamente accessibili dagli studenti senza passare per gli spazi dei Dipartimenti |
Anche gli studenti iscritti all’Ateneo possono permanere nei locali per la consultazione e lo studio personale nel rispetto delle misure di sicurezza indicate nel Protocollo per il contrasto e il contenimento del virus SARS COV-2. |
21 settembre |
L’Università di Padova riprende l’attività didattica in presenza in coerenza con il Protocollo per il contrasto e il contenimento del virus SARS COV-2 adottato dall’Ateneo. |
Le biblioteche aperte a tutte le categorie di utenti (docenti, ricercatori, assegnisti, laureandi, studenti ed anche agli utenti esterni). In ogni biblioteca un numero limitato di postazioni è riservato agli utenti esterni. |
6 novembre |
DPCM del 3 novembre 2020 - Veneto zona gialla |
Prosecuzione della frequenza delle biblioteche per lo studio e la ricerca da parte dell’utenza universitaria (docenti e studenti), mentre viene temporaneamente sospesa la frequenza dell’utenza esterna (ovvero utenti privi di rapporto formalizzato con l’Ateneo). |
6 dicembre |
DPCM del 3 dicembre 2020 |
L’accesso ai servizi delle biblioteche da parte dell’utenza esterna può nuovamente avvenire su prenotazione nel rispetto delle misure di contenimento dell'emergenza epidemica. Tuttavia la permanenza per ricerca e studio nelle biblioteche è ammessa da parte della sola utenza universitaria (docenti e studenti) |
In ogni biblioteca i posti messi a prenotazione sono stati numerati e mappati. Per ciascuno di essi si è proceduto a individuare quelli che per prossimità fisica bisogna considerare nel tracciamento.
A fronte di una segnalazione di positività di un utente si riesce quindi a individuare nei giorni di tracciamento la biblioteca che ha frequentato, capire dove si è seduto, rintracciare gli utenti contemporaneamente presenti nei posti individuati come prossimi, comunicandolo al servizio di tracciamento dell’ateneo.
Ovviamente lo studente non frequenta solo le biblioteche ma anche altri spazi dell’ateneo come le aule quando segue le lezioni in presenza oppure i laboratori. In pratica, i movimenti delle persone sono fluidi e non possono essere predeterminati. Inoltre le attività di tracciamento per essere efficaci devono considerare anche docenti e personale tecnico-amministrativo. Con questa consapevolezza è stata progettata e messa in opera da parte dell’Area servizi informatici e telematici in collaborazione con l’Area risorse umane e l’Ufficio ambiente e sicurezza una piattaforma di supporto condivisa per gestire rapidamente le attività di tracciamento.
Alla base di questa realizzazione ci sono due flussi paralleli di lavoro messi a punto su indicazione della direzione generale dell’ateneo per coordinare le attività delle unità operative coinvolte: il primo è focalizzato sul personale contrattualizzato (docenti, ricercatori, assegnisti di ricerca, personale tecnico-amministrativo, ecc.), il secondo, più complesso, è centrato sul tracciamento degli studenti.
Entrambi i flussi iniziano con la segnalazione di positività di una persona, proseguono con la presa in carico della segnalazione, l’identificazione degli spazi frequentati dalla persona positiva nei giorni precedenti (che se necessario vengono resi temporaneamente indisponibili), la comunicazione degli spazi (aule, laboratori, biblioteche, uffici) da sanificare all’Ufficio logistica, la comunicazione dell’avvenuta sanificazione dei locali, l’attività di tracing dei contatti “stretti” negli spazi censiti nelle aule e nelle biblioteche tramite app, la comunicazione agli studenti (o ai dipendenti) interessati che potrebbero essere venuti in contatto con una persona risultata positiva e la parallela informazione al Servizio di igiene e sanità pubblica (SISP) della Regione.
Si tratta di gestire un flusso di lavoro molto articolato e piuttosto complesso che, ad esempio, per le aule prevede l’immediata comunicazione a docenti e studenti che le successive lezioni di quell’insegnamento verranno svolte a distanza fino a nuova comunicazione.
Sotto il profilo organizzativo è indispensabile un forte e costante coordinamento operativo e una grande collaborazione tra tutte le strutture (e le persone) coinvolte nel processo che nel nostro caso vanno dal Servizio di medicina preventiva dell’ateneo, all’Area risorse umane, all’Ufficio gestione beni e servizi per le sanificazioni, all’Ufficio offerta formativa, ai Dipartimenti e alle Scuole per la didattica al Centro ateneo per le biblioteche che coordina le attività delle biblioteche dell’università.
Ha funzionato tutto?
Sicuramente anche nel nostro caso ci sono stati alcuni errori e ripensamenti, la tempistica del tracciamento è essenziale e, se il Servizio di igiene e sanità pubblica è in forte affanno a causa del numero elevato di richieste, si verificano dei rallentamenti. Alcuni studenti dicono di non essere stati informati sulla necessità di segnalare la positività anche all’ateneo o perlomeno, anche se molti collaborano, taluni non lo fanno. Bisogna anche dire che l’oggettivo fallimento di “Immuni” ci costringe a esercitare una sorta di onerosa supplenza. Ma l’organizzazione c’è e si è dotata di alcuni strumenti operativi che consentono di gestire l’emergenza e soprattutto di migliorare.
Cosa abbiamo imparato?
Sul piano generale, in questa emergenza, l’aver messo insieme sotto il profilo operativo i musei, le biblioteche e gli archivi, le aree e i parchi archeologici e i complessi monumentali come prevede l’art. 101 del Codice dei Beni culturali ha costituito più un vincolo che un elemento dinamico, visto che le modalità di fruizione dei beni e dei servizi di queste istituzioni prevedono gestioni e organizzazioni differenziate.
Indubbiamente non tutte le situazioni permettono di lavorare in un contesto in cui sono disponibili elevate competenze scientifiche e una certa capacità organizzativa, e forse sarebbe utile mettere in atto una collaborazione più trasversale tra biblioteche del territorio e biblioteche delle università. La gara per dotarci di un’app condivisa tra le biblioteche dell’ateneo, quelle del Comune di Padova e la Biblioteca universitaria del MiBACT rappresenta un tentativo di muoversi in questa direzione.
Per quanto riguarda le biblioteche dell’ateneo, la didattica a distanza ha evidenziato delle nuove modalità di fruizione dei servizi delle biblioteche messe in atto dagli studenti. Alcuni di loro, presumibilmente fuorisede o con un collegamento da casa poco affidabile, dopo aver prenotato un posto di studio tramite l’app vengono nelle biblioteche per seguire le lezioni. Questo comportamento in un primo tempo ha disorientato qualche collega, tuttavia si tratta di un comportamento assolutamente lecito visto che è indifferente se i nostri utenti leggono un libro, consultano un articolo online oppure seguono una lezione a distanza, purché vengano rispettate le regole del distanziamento e dell’uso della mascherina. Come diceva Ranganathan, “la biblioteca è un organismo che cresce e che si sviluppa” talvolta anche su versanti inaspettati come quello della didattica a distanza. Si tratta di una delle numerose modifiche dei comportamenti individuali e collettivi che caratterizzano questa fase di esponenziale crescita della didattica a distanza con cui probabilmente dovremo confrontarci anche in futuro.
In questi mesi tutte le istituzioni hanno puntato con forza sullo sviluppo della biblioteca digitale, ma ora forse è venuto il momento, numeri alla mano, di effettuare un’analisi seria e approfondita dei risultati che potrebbero rivelarsi non del tutto allineati con le aspettative di molti.
Un elemento è invece certo: la gestione di questa complicata situazione richiede la collaborazione di tutto il personale delle biblioteche, che è chiamato a operare con grande flessibilità modificando orari di lavoro e modalità di erogazione della prestazione tra lavoro agile e lavoro in presenza.
Saper progettare e riprogettare rapidamente e in maniera efficace un layout dei processi adeguato a garantire l’efficienza operativa delle strutture in funzione dei continui mutamenti dei vincoli in materia sanitaria costituisce oggi una skill essenziale.
Le scelte operative adottate nelle biblioteche delle varie istituzioni per contenere la diffusione del virus presentano alcuni aspetti simili e alcuni elementi di diversità, ma tutti abbiamo avuto un’evidente e spiacevole lezione comune: la convivenza forzata con il virus purtroppo sarà ancora lunga e impegnativa, ma le biblioteche devono restare aperte.
Per questo motivo è necessario operare nella convinzione che il confronto con le misure, le strategie e le pratiche organizzative adottate dalle varie istituzioni possa aiutarci a cogliere anche il versante delle opportunità aperto da questa crisi.