Un codice per la gestione dei documenti digitali
Esperto in conservazione sostitutiva; Udine; gilmarzano@libero.it
Adempimenti obbligatori e nuove opportunità per la pubblica amministrazione (PA)
Abstract
L’informatica ha cambiato profondamente il modo in cui quotidianamente produciamo, ricerchiamo e presentiamo documenti e informazioni. Sono state introdotte nuove regole per la gestione dei documenti digitali e del flusso documentale, anche se i principi di autenticazione, certificazione e conservazione sono rimasti gli stessi dei documenti cartacei. La legislazione italiana è tra le più avanzate, grazie all'attento lavoro svolto dall'AIPA e poi dal CNIPA. Questo articolo si propone di illustrare il processo di innovazione che, nell’ultimo decennio, ha coinvolto la PA italiana e di conseguenza anche le biblioteche, in quanto enti pubblici impegnati nel servizio pubblico. Ripercorre i passaggi alla base della formulazione di regole per la gestione informatizzata del ciclo di vita dei documenti e per una nuova concezione dei rapporti tra governo, imprese e cittadini. Il contributo esamina i nuovi diritti acquisiti da imprese e cittadini come l'invio di documenti tramite posta certificata, la firma digitale, i pagamenti elettronici e l'accesso alle informazioni. Tratta inoltre le questioni riguardanti la digitalizzazione dei documenti cartacei e le norme per la conservazione dei documenti digitali.
English abstract
Information Technology has profoundly changed the way we daily produce, search, and present documents and information. New rules have been introduced to manage digital documents and document workflow, although the principles of authentication, certification and preservation have remained the same as for paper documents. The Italian legislation is among the most advanced, thanks to the carefull work performed by AIPA and then by CNIPA. This article aims to illustrate the process of innovation that, in the last decade, involved the Italian PA and consequently also the libraries, as public entities engaged in public service. It reviews the steps underlying the formulation of rules for the computerized management of document cycle life and for a new conception of relationships between government, enterprises and citizens. The paper examines the new rights acquired by enterprises and citizens as documents sending via certified mail, digital signature, electronic payments and access to information. It also deals issues regarding the digitization of paper documents and the rules for the preservation of digital documents.
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